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学院办公室工作职责

    学院办公室是学院行政综合、协调、管理部门,具体承担组织协调、文件起草、信息处理、对外接待、综合统计、档案管理、信访接待等全院性的工作。主要职责为:

    一、负责学院行政的综合性工作及组织起草学院工作计划、规章制度、总结等相关文件,并检查工作计划的执行情况。

    二、负责协调、落实院长办公会的决定,做好工作落实的催查督办。

    三、负责上级来文的处理,学院文件的起草、审批和发布,并做好上传下达工作。

    四、负责学院大型会议或活动的组织、协调工作。

    五、负责接待上级领导、机关和兄弟院校领导来访参观工作。

    六、负责学校的信访接待工作,处理和接待来信、来访信息。

    七、负责制定或调整学院的作息时间,协调布置值班、值宿工作。

    八、负责学院综合统计工作,以统一口径对外发布信息。

    九、负责学院的印鉴管理;负责机要文件的保密工作。

    十、负责学院档案归档立卷工作。

    十一、负责学院大事记的记载和年鉴的编撰工作。

    十二、负责学院主网页平台管理及内容更新工作。

    十三、负责学院外事工作。

    十四、做好学院领导交办的其他工作。

 

学院办公室主任(副主任)岗位职责

    一、学院办公室主任主持全面工作,副主任协助主任处理日常工作,主任暂不在岗,由副主任主持工作。

    二、负责学院行政的综合性工作及组织起草学院工作计划、总结等相关文件,并检查工作计划的执行情况。

    三、负责全院性会议和院长办公会的材料准备、会议通知、记录和会议纪要等工作。

    四、负责院长办公会和学院开展的其他工作的统一安排和协调,对会议决定的问题负责督促、检查、落实、催办,并及时向学院领导汇报。

    五、对学院重要活动和重大事项,根据学院领导意见负责组织和调度,并按时完成。

    六、负责组织协调与其他部门有关的综合性工作,做好信访接待工作。

    七、负责全院性公文签批、催办上级来文,并根据学院领导批复意见组织落实。

    八、组织起草和修订全院性的规章制度,围绕学院各阶段的工作重点,负责协助院领导组织开展检查、落实和总结工作,并及时反映情况。

    九、负责办公室工作人员做好思想政治工作和业务培训,组织办公室工作人员完成各项工作任务。

    十、负责学院领导办公室的管理和学院会议室的管理工作。

    十一、深入实际,组织开展调查研究,并及时向领导汇报、反映情况,为学院领导科学决策提供可靠的依据。

    十二、负责办理学院领导交办的其他工作。

 

文档科科长(副科长)岗位职责

    一、负责学院文件、总结、计划、纪要、报告、函件的起草工作等相关文秘工作。

    二、负责学院大事记的记载和年鉴的编撰工作。

    三、负责上级来文和学院文档的分送、报批、印发、上报及督办工作;负责学院党政发文的编号、登记工作。

    四、严格遵守国家文档工作保密规定,并做好文档提供利用工作和保密工作。

    五、负责学院信息公开工作。

    六、负责学院印鉴的使用与管理。

    七、负责学院综合统计工作,以统一口径对外发布信息。

    八、负责学院证件年检、使用和管理工作。

    九、负责协调布置节假日值班、值宿工作。

    十、完成办公室主任交办的其他工作。

 

 接待科科长(副科长)岗位职责

    一、负责协助领导组织、协调、落实学院对内、对外有关重要会议和重大活动。

    二、负责开展对外联络,落实上级单位、兄弟院校来我校参观、考察、调研的相关接待和服务工作。

    三、负责学校的信访接待工作,处理和接待群众来信、来访以及信息工作。

    四、负责学院会议室管理与使用;负责每学期初制作学院办公电话册,并做好相关管理工作。

    五、负责学院性重大会议和活动的会务安排和服务工作。

    六、负责协助学院相关职能部门会务安排和服务工作。

    七、负责学院外事工作。

    八、完成领导交办的其他工作。

 

综合档案室工作职责

    一、负责每年四月底完成学院各类档案的立卷归档工作。

    二、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定,维护涉密档案的安全。

    三、根据国家、省和学院有关档案工作的政策和法规,制定学院档案工作的各项管理制度。

    四、指导、监督、检查、协助各单位立档部门立卷人员做好文件材料的形成积累和整理归档工作。

    五、对接收入库的各类档案材料进行分类、整理,编制工作,有计划地积极做好档案信息资源的利用(借阅、转接、使用和管理)工作,为学院各项工作利用档案提供优质服务。

    六、做好“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光”工作,确保档案材料完整、安全。

    七、负责对全院保存的各类档案数量及相关情况进行准确统计。

    八、完成学院领导交办的其他工作。

 

院综合档案室主任职责

    一、宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,组织专兼职档案员学习、制定贯彻落实措施,不断推进档案工作的发展。

    二、负责制定档案工作计划、规划,进行工作总结。制定档案工作的各项规章制度,并认真组织实施。

    三、组织本室人员参加政治、业务学习,组织专(兼)职档案人员业务培训、经验交流和学术研究活动。

    四、掌握本院档案工作情况,并就档案工作的改革等有关问题,提出意见和建议。

    五、组织对外的业务交流,取长补短,提高档案工作质量。